Administradores de fincas y la CAE: todo lo que has de saber
Los administradores de fincas en España deben cumplir con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), una normativa que busca garantizar la seguridad laboral en comunidades de propietarios. En este artículo te explicamos qué implica esta obligación, cuáles son las funciones del administrador de fincas y cómo Selectra Empresas, junto con VerifiCae, te ayuda a cumplir con la CAE de forma sencilla y segura.
¿Qué es un Administrador de Fincas?
Un Administrador de Fincas es el profesional encargado de gestionar los asuntos económicos, legales y técnicos de una comunidad de propietarios o de fincas en alquiler. Su objetivo es garantizar el buen funcionamiento del edificio, velar por el cumplimiento de la normativa y representar a los vecinos en la toma de decisiones.
Su labor es esencial en comunidades de propietarios, empresas y edificios con mantenimiento compartido, donde actúa como intermediario entre los propietarios y los distintos proveedores o trabajadores que prestan servicios en la finca.
¿Qué funciones tiene un Administrador de Fincas?
Las funciones del administrador de fincas están reguladas por el Colegio de Administradores de Fincas y por la Ley de Propiedad Horizontal, siendo las más destacadas:
- Gestionar los presupuestos y controlar los gastos de la comunidad.
- Convocar y asistir a las juntas de propietarios.
- Velar por el cumplimiento de los acuerdos adoptados en las reuniones.
- Contratar y supervisar los servicios de limpieza, mantenimiento o seguridad.
- Custodiar la documentación legal y contable de la comunidad.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales a través de la CAE.
¿Qué se necesita para ser Administrador de Fincas?
Para ejercer como administrador de fincas en España, es necesario cumplir una serie de requisitos formativos y legales:
- Tener titulación universitaria en Derecho, Económicas, Administración y Dirección de Empresas (ADE) o similar
- O bien, haber completado el curso de acceso del Colegio de Administradores de Fincas
- Contar con un seguro de responsabilidad civil profesional
- Estar colegiado y al corriente de las obligaciones profesionales
¡Importante!
Los administradores deben implementar sistemas de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) para poder ejercer su actividad de manera legal y segura.
¿Qué es la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) y por qué son fundamentales para un Administrador de Fincas?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un conjunto de procedimientos que garantizan la seguridad y salud laboral cuando en un mismo centro de trabajo operan varias empresas o profesionales. En el caso de las comunidades de propietarios, esto incluye a empresas de limpieza, ascensores, mantenimiento o jardinería.
El administrador de fincas actúa como responsable de coordinar la documentación CAE, asegurándose de que cada proveedor dispone de los certificados de prevención de riesgos laborales y seguros obligatorios.
De hecho, el incumplimiento de esta obligación puede conllevar sanciones económicas y responsabilidades legales.
¿Qué beneficios trae para un Administrador de Fincas colaborar con Selectra y Verificae?
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En Selectra Empresas entendemos las nuevas necesidades del sector. Por eso, colaboramos con VerifiCae, una plataforma especializada en la gestión digital de la Coordinación de Actividades Empresariales.
La CAE de tus comunidades, bajo control
Ahorra tiempo, reduce riesgos y asegúrate de cumplir la normativa
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A través de esta colaboración, los administradores de fincas pueden:
- Implantar la CAE de forma rápida y adaptada a la normativa vigente.
- Centralizar toda la documentación laboral y de prevención en una sola plataforma.
- Reducir riesgos legales y ahorrar tiempo en la gestión con proveedores.
- Acceder al asesoramiento personalizado de Selectra Empresas en materia energética y de cumplimiento normativo.
Si gestionas comunidades de propietarios y quieres asegurarte de cumplir con la nueva normativa CAE, contacta con Selectra Empresas y te ayudaremos a implantar un sistema completo de coordinación adaptado a tu actividad.
Marco normativo y consecuencias del incumplimiento
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) se regula por el art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y por el Real Decreto 171/2004, que desarrolla los deberes de información, cooperación y vigilancia cuando coinciden varias empresas o autónomos en un mismo centro de trabajo (p. ej., espacios comunes de una comunidad).
La doctrina y guías técnicas señalan que las comunidades de propietarios deben aplicar CAE siempre que contraten servicios externos (limpieza, mantenimiento, ascensores, jardinería, obras), incluso si no tienen plantilla propia.
Riesgos por incumplimiento
El incumplimiento de la CAE puede comportar sanciones administrativas conforme a la LPRL y su régimen sancionador, además de responsabilidades civiles e incluso penales en caso de accidente laboral de proveedores en la finca.
¿Cuándo es obligatoria la CAE en una comunidad?
Las funciones del administrador de fincas están reguladas por el Colegio de Administradores de Fincas y por la Ley de Propiedad Horizontal, siendo las más destacadas:
- Servicios recurrentes sin obra: limpieza de zonas comunes, mantenimiento de ascensores, jardinería, conserjería subcontratada, etc. → Obligatoria.
- Solo un proveedor puntual (p. ej., revisión de puerta de garaje): sigue existiendo deber de información y coordinación de riesgos del centro.
- Sin trabajadores propios: la obligación subsiste si concurren terceras empresas/autónomos en el centro de trabajo “comunidad”.
Checklist documental mínima de la CAE para Administradores de Fincas
Documentación que el administrador debe solicitar, verificar y custodiar a proveedores antes de iniciar trabajos:
- Datos de la empresa/autónomo y contrato de servicio.
- Evaluación de riesgos específica y procedimientos de trabajo en zonas comunes.
- Acreditación de formación y aptitud del personal (PRL), y entrega de EPIs cuando proceda.
- Seguro de responsabilidad civil y, si aplica, TC/alta en SS y organización preventiva.
- Intercambio de información de emergencias, accesos, y medidas de coordinación (reuniones, instrucciones escritas, designación de recursos preventivos cuando proceda).
Consejo Selectra
Centraliza y caduca automáticamente esta documentación con una plataforma CAE. Así reduces avisos manuales, vencimientos y riesgo de no conformidades.
Preguntas frecuentes sobre administradores de fincas y CAE
¿Una comunidad sin empleados propios debe implantar la CAE?
Sí. Si contrata empresas o autónomos que trabajan en zonas comunes (limpieza, mantenimiento, ascensores, jardinería, etc.), debe informar de riesgos, coordinar y vigilar el cumplimiento preventivo.
¿Qué papel concreto tiene el administrador de fincas en la CAE?
Actúa como impulsor y custodio de la coordinación: solicita y verifica documentación, comparte riesgos y planes de emergencia del centro de trabajo y establece el canal de coordinación con cada proveedor.
¿Qué sanciones puede haber si no se gestiona la CAE?
Pueden imponerse multas por infracciones leves, graves o muy graves en PRL y, si ocurre un accidente, responsabilidades civiles e incluso penales.
¿Cada cuánto se revisa la documentación de proveedores?
Antes de cada intervención y según caducidades (seguros, formaciones, evaluaciones, certificados). Lo ideal es usar un sistema con alertas automáticas y versionado.