Centralita telefónica para empresas
¿Cómo contratar una centralita telefónica para la empresa? ¿Qué tipo de centralita telefónica es mejor? Todas las claves para contratar una centralita telefónica con todas las garantías.
Qué es una centralita telefónica
El sistema de comunicaciones de una empresa, tanto a nivel interno como externo, es algo vital para el buen funcionamiento del negocio. Tener una buena gestión de las llamadas cobra mayor importancia si la actividad empresarial se centra en sectores como la atención al cliente, venta directa, call center, gestión de citas, logística, etc.
Una centralita telefónica es un sistema analógico o digital que permite conectar todas las comunicaciones telefónicas de la empresa entre sí. A través de la ramificación de las comunicaciones hacia uno o varios teléfonos principales se gestionan eficazmente las llamadas y las comunicaciones internas y externas se optimizan, con el consiguiente beneficio para el negocio.
Las compañías de telecomunicaciones son las principales encargadas de ofrecer el servicio de centralita telefónica para empresas. No todas las centralitas son iguales, sino que hay distintas clases en función del sistema de comunicación que utilizan. A continuación se detallan los tres tipos de centralita telefónica:
Centralita Física
También conocida como centralita analógica o PSTN (Public Switched Telephone Network). Además de gestionar llamadas, permite la transferencia de datos a través del fax. Es la centralita más tradicional, basada en una compleja instalación física y precisa de unas infraestructuras para su funcionamiento. La maquinaria y los terminales fijos deben ser actualizados periódicamente.
El funcionamiento de la centralita física es simple: si hay 10 líneas telefónicas se pueden atender 10 llamadas. Además, permite el desvío de llamadas a cualquier extensión conectada a la misma y no necesita de conexión a Internet para su funcionamiento.
- Necesita infraestructura propia
- Solo atiende una llamada por cada línea
- No necesita Internet para su funcionamiento
- Elevada inversión inicial para su instalación
Centralita Virtual
Presenta importantes novedades tecnológicas en comparación a la centralita física. En el caso de la centralita virtual, el número de teléfono principal será digital y no necesitará de una línea telefónica convencional para su conexión.
Es decir, funciona igual que una línea móvil: no necesita de instalaciones previas ni de equipos específicos para su funcionamiento. Es la mejor solución para empresas pequeñas, pymes o autónomos, ya que no supone una gran inversión inicial.
Su buen funcionamiento depende de la cobertura móvil de la compañía en cuestión, pero gracias a establecer conexiones digitales puede proporcionar servicios adicionales como identificación de llamadas, llamadas en espera, llamadas simultáneas, videollamadas...
- No necesita infraestructura propia
- Puede atender dos llamadas por cada línea
- No necesita Internet para su funcionamiento
- No necesita inversión inicial para su instalación
Centralita VoIP
La centralita VoIP se diferencia del resto principalmente en que utiliza el canal de Internet para establecer las conexiones telefónicas. Al utilizar Internet para efectuar y recibir llamadas, el coste de la factura será menor.
El principal inconveniente de este tipo de centralitas es que la VoIP aún no está plenamente desarrollada y es común que en plena llamada se corte la comunicación o que ni siquiera llegue a establecerse la conexión. Todo depende de lo buena que sea la conexión a Internet de los interlocutores.
Su instalación es sencilla, ya que solo depende de la red de Internet que tenga contratada la empresa. Los propios ordenadores pueden ser los dispositivos telefónicos si se cuenta con el programa adecuado y, al no necesitar terminales, su implantación es más económica.
- No necesita infraestructura propia
- Solo atiende una llamada por cada línea
- Necesita Internet para su funcionamiento
- Muy baja inversión inicial para su instalación
En la siguiente tabla se reflejan las principales diferencias entre los tres tipos de centralitas telefónicas valorando los aspectos más importantes a la hora de contratar y señalando cuál de los sistemas los cumple.
| Física | Virtual | VoIP | |
| Fácil instalación | |||
| Calidad de las llamadas | |||
| Sin compra de equipos | |||
| Modificaciones fáciles | |||
| Poca inversión | |||
| Funciona sin Internet |
Centralita virtual vs centralita física
Un gran debate a la hora de implantar una centralita telefónica en empresas que ya están en funcionamiento es si instalar centralita virtual o centralita física. Por eso se analizan las posibles ventajas e inconvenientes que tiene cada una de ellas, pero partiendo de la base de que ambas ofrecen buenos resultados.
Una centralita física es 100% analógica y precisa de equipos determinados y líneas telefónicas para su funcionamiento. Mientras tanto, la centralita virtual da el salto a la era digital, no necesita tener líneas telefónicas físicas y basta con tener los números de teléfonos que se necesitan ubicados en la nube.
Si la actividad de la empresa ya está en marcha, cambiar todos los equipos supone una gran inversión que tardaría mucho en ser amortizada. Por eso, es habitual que las empresas busquen un tipo de centralita telefónica lo más compatible posible con los elementos de los que ya dispone.
El cambio de equipos y terminales fijos no será necesario tanto si se opta por una centralita física como por una virtual. Para una centralita VoIP, sin embargo, sí habrá que adquirir terminales específicos donde pueda instalarse el software de emisión de llamadas.
La calidad de las llamadas es quizás el factor más importante y el que debe primar a la hora de decidirse por una centralita telefónica u otra. Tanto la centralita virtual como la física cuentan con gran calidad en las llamadas, con la diferencia de que la centralita física depende de la cobertura de la red telefónica y las centralitas virtuales dependen de la cobertura móvil.
En resumen, la centralita física ofrece buenos resultados, pero su coste inicial es muy elevado. Solo las empresas con gran capacidad de inversión se deciden por este tipo de tecnología.
La centralita virtual abarata costes con respecto a la física y no pierde calidad, por lo que es muy ventajosa para empresas que están empezando así como para pymes o autónomos.
Cuánto cuesta poner una centralita telefónica
El coste de instalación de una centralita telefónica es siempre relativo y va a depender del tipo de centralita que se escoja y las necesidades de cada negocio. ¿Cuántos empleados necesitan un teléfono? Es fundamental conocer esta respuesta para empezar a calcular el coste.
Se toma como ejemplo una empresa de 50 empleados que se dedica al telemarketing y en la que al menos un 90% de la plantilla necesitará línea telefónica. Si se decidiera implantar una centralita física, el coste de instalación sería muy elevado debido a las características de este tipo de centralita. Con el fin de rebajar el coste inicial, la mejor solución en este caso sería la centralita virtual.
Generalmente será más costosa la instalación de una centralita física. Por ese motivo, salvo que la empresa sea muy grande y disponga ya de todos los equipos, este tipo de centralitas cada vez se instala menos en pymes y negocios de nueva apertura.
Instalación y mantenimiento de una centralita telefónica
No solo hay que fijarse en el coste inicial de la instalación. Una centralita telefónica conlleva unos costes periódicos de mantenimiento a los que hay que hacer frente si se quiere garantizar su buen funcionamiento.
La centralita física tiene el mantenimiento más costoso, ya que en la mayoría de ocasiones se requiere la presencia de un técnico especializado que revise líneas, conexiones y terminales. La centralita virtual y la centralita VoIP no necesitan apenas mantenimiento al carecer de equipos.
Habitualmente son las compañías con las que se contrata el servicio de centralita telefónica las encargadas del servicio técnico, la instalación y las reparaciones, aunque en todos los casos están incluidos. Por ello, ante cualquier duda al respecto, lo mejor es remitirse a lo que diga el contrato.